Deklaracja przeznaczona jest dla płatników podatku dochodowego od osób fizycznych.
Płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych jest podmiot obowiązany do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. A zatem płatnikiem można określić podmiot, który zapłaty dokonuje za osobę trzecią, nie jest nim natomiast podatnik wpłacający zaliczki na podatek dochodowy sam za siebie. Wtedy deklaracji PIT-4R nie trzeba składać.
Płatnikiem jest wyłącznie podmiot podlegający prawu polskiemu, tzn. posiadający miejsce zamieszkania, miejsce prowadzenia działalności,  siedzibę, oddział, placówkę lub zakład na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.
Deklarację składamy do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym (jeżeli ostatni dzień stycznia przypada w niedzielę lub inny dzień ustawowo wolny od pracy, deklarację składa się następnego dnia pracującego). Jeżeli działalność płatnik zaprzestał przed tym terminem, deklarację składa się do dnia zaprzestania tej działalności. W przypadku płatników, którzy zawarli umowę aktywizacyjną przed dniem 26 października 2007 r. – do dnia ustania obowiązku poboru tych zaliczek.
UWAGA: W roku 2010 deklarację PIT-4R za rok 2009 składa się do 1 lutego 2010; 31 styczeń przypada w niedzielę.
PIT-4R należy przesłać do urzędu skarbowego właściwego według:
miejsca zamieszkania płatnika - osoby fizycznej, albo
siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, a gdy płatnik nie posiada siedziby - gdy płatnik nie jest osobą fizyczną.
A zatem PIT-4R i PIT-11 składa się do dwóch różnych urzędów skarbowych – według odpowiednio właściwości płatnika oraz podatnika.
Informację PIT-4R płatnik wypełnia również w przypadku, gdy dokonuje na wniosek podatnika złożony do 10 stycznia roku podatkowego roczne obliczenie podatku (deklaracja PIT-40, PIT-40A).